İnsanlar, kendi ellerinde olmadığını sandıkları, iddia ettikleri veya uydurdukları faktörleri, esasında kendilerinden kaynaklanan sebeplerle sorumlu tutarak, sık sık başarısızlıklarına kılıf uydururlar.
Günlük planınızı, faklı bileşenleri öncelik ve önem sırasına göre listeleyip, zamanınızı buna göre planlayarak şekillendirebilirsiniz:
•Planınızı bir önceki günün sonunda ya da her günün başında yapın, bu sayede yarım kalan işleri sırada bekleyen diğer önceliklerle birlikte değerlendirebilirsiniz.
• Ana unsurları listeleyin.
• Bu ana unsurları önem sırasına göre organize edin ve ... 1,2,3,4 matrisine göre görevleri belirleyin.
1. Şimdi yapılacak
2. Kaliteli zaman kullanımı için planlanacak
3. Çabuk yapılacak (Kaliteli zaman gerektirmez)
4. Daha sonra yapılacak veya bir başkasına devredilecek
• Öğeleri birlikte gruplayın.(Örn. telefon konuşmaları, yazışmalar)
• En önemli görevleri ne zaman yapacağınıza karar verin ve bunun için gereken zamanı bloke edin.
• Geriye kalan görevlere karar verin.
Günlük aksiyon planınız şu kuralları takip etmelidir:
En yüksek öncelik (1) (Önemli ve acil)
Orta Öncelik (2) (Önemli ama daha az acil)
Orta öncelik (3) (Acil ama daha az önemli)
Düşük öncelik (4) (Daha az acil ve daha az önemli)