Yurtdışı Yazışmalarda Nelere Dikkat Edilmelidir?
Yazışma yapacak firmanın mutlaka web sitesi olmalıdır. (...) Web sitesi son derece özenle hazırlanıp yayına verilmeden herhangi bir yazışma yapılmamalı, potansiyel alıcılara teklif gönderilmemelidir. Yazışma yapılırken kullanılan e-mail adresi firma adresi uzantılı bir adres olmalı, yaygın olarak kullanılan hotmail.com, gmail.com, yahoo.com gibi adreslerle çıkış yapılmamalıdır. Bu adresleri kullananların daha çok aracı, pazarlamacı olarak karşı tarafa izlenim vereceği unutulmamalıdır. Bu yaygın adresler müşteri aşamasına geçildikten sonra karşı tarafa izah ederek kullanılabilir.
Yazışma yapılacak firmanın tüm detayları (firma ismi, adres, ilgili kişi ve ünvanı ve gerekirse mizacı) bilinmeli ve yazışmada kullanılmalıdır. Firma ismi ve firmadaki yetkilinin ismi olmadan yapılan yazışmaya cevap alınması çok zordur. Bütün imkânlar zorlanılıp firmada yetkili kişinin ismi, cinsiyeti ve pozisyonu mutlaka öğrenilmelidir. İsme yazılmış bir mesajla isimsiz yazılan bir mesaja cevap alma açısından oldukça büyük farklar vardır. (...)
Yazışma fuar görüşmesi sonrasında hemen yapılmalı ve alıcının hafızasından silinmeden tekrar hatırlanılmalıdır. Fuardan uzun bir zaman sonra yapılacak yazışma başkalarından hemen cevap almış olan müşteriyi kazandırmayabilir. Hemen yapılan yazışma firma dinamikliğini gösterir. Alıcının talebini tazeler ve sipariş verecek ise ciddi bir tercih sebebi olabilir.
Yazışma kısa, sade, okunaklı, bir bakışta okunabilir ve alıcıya firmayı hatırlatıcı bilgilerle donanımlı olmalıdır. Uzun, detaylı, cümleleri birbiri üzerine binmiş mesajlar belki de hiç okunmadan, silinebilir. Uzun uzun ihracatçı firma bilgileri içeren mesajlar çoğu zaman sıkıcı, yorucu ve gereksiz görülüp silinebilir.
Yazışmada ilk 2-3 cümle mutlaka karşı tarafa ayrılmalıdır. İlgi uyandırmak için bu şarttır. Sadece ihracatçı firmadan ve onun üretim faaliyetlerinden bahseden bir mesaj ilgi görmeyebilir. Alıcının ilgilendiği konu, ürün ve talep üzerine odaklanılmalı ve mesaj yazarken ön plana çıkarılmalıdır. Yazılan mesajın konu kısmına ilgi çekici kelimeler yazılmalı, konu kısmı boş bırakılan maillerin spam mail olarak posta kutularına düştüğü unutulmamalıdır.
Globalleşen dünyada önemi gittikçe artan ülkelerin ticaret kültürü ve örf adetleri de dikkate alınıp yazışma içeriği ona göre belirlenmelidir. Ulusal günler, bayram günleri, resmi tatiller ve saat farkı dikkate alınmalıdır.
Yapılan bir yazışma sonucunda ilgi gösterip de cevap veren bir alıcıya sorduğu sorular için hemen cevap verilmeli, gerekirse alternatifler sıralanmalıdır. Geciken bir cevap firmanın kurumsallığını, düzenini, kalitesini ve alıcıya verdiği önemi göstermiş olur. Hemen cevap alan bir alıcı kendisine ulaşan bilgileri belki de o an görüşme yaptığı kendi müşterisi için kullanacak ya da bir ihale için teklif verecek olabilir. Geç verilen bir cevap zaman kaybından başka bir anlam ifade etmeyebilir.
Yazışmalar mutlaka düzenli bir şekilde arşivlenmeli ve alıcı eski yazışmalara gönderme yaptığında zor durumda kalınmamalıdır. Etkili bir iş mektubu yazmak için dört basit kural bulunmaktadır: Açıklık, az ve öz olma, bütünlük ve doğruluk.
Sayfa 40Kitabı okudu
·
4 görüntüleme
Yorum yapabilmeniz için giriş yapmanız gerekmektedir.