Barışı Muhafaza Edin
"Eğer barış istiyorlarsa, uluslar top atışlarına öngelen iğnelemelerden vazgeçmelidir."- NAPOLEON BONAPARTE
ABD’de her gün on milyonun üzerinde toplantı yapılmaktadır. Bu rakam kendi başına dehşet verici değildir, ama 1986’da yapılan bir araştırmaya göre, bu toplantılara katılanlarm çoğu yarı zamanlarının boşa geçtiği görüşündedir. Kontrol dışına çıkan toplantılar insanları birbirine düşürerek ve işbirliğinden çok bölünmeyi kışkırtarak yarardan çok zarar vermektedir.Aşağıdaki basit yönlendirici ilkeler, toplantı yöneticilerine toplantıları ağız dalaşma dönüşmesine izin vermeden başarıyla yönetmede yardımcı olabilir. Bu temel kuralları yerleştirerek, tırmanarak söz savaşı haline gelebilecek küçük iğnelemelerin önüne geçebilirsiniz.1. Aynı anda ancak bir kişi konuşur. Eğer birisi konuşmayı keserse ya da birkaç dinleyici kendi aralarında konuşmaya başlarsa, şu yöntemleri kullanarak bu kuralı pekiştirin.• Gözünüzü söz sırasına sahip konuşmacıdan ayırmadan, elinizi müdahale eden kişiye/kişilere doğru kaldırarak kibarca şöyle deyin: “Affedersiniz...(konuşmacının adını söyleyin), herkes dikkatini verinceye kadar biraz bekler misiniz?” Cümlenizi kararlı bir ses tonuyla bitirmeye dikkat edin. Konuşmayı bölen kişiyi işbirliğine zorlamak için yakınıyormuş ya da tereddüt içindeymiş gibi bir izlenim vermekten kaçının.
• Konuşmayı kesen kişiye bakmayın. Siz bakarsanız herkes ona bakacaktır. Utanacak ve bu yüzden de herkesin içinde kendisini rezil ettiğiniz duygusuyla size öfkelenecektir.• Eğer kişi müdahale etmeyi sürdürüyorsa, konuşmacıya bakmaya devam ederek düzene uyma çağrınızı daha yüksek ve emredici bir ses tonuyla tekrarlayın.• Ancak herkes yeniden sessiz olduğunda, elinizle işaret ederek ve “Teşekkür ederim, ...(konuşmacının adını söyleyin) şimdi devam edebilirsiniz. Bize... anlatıyordunuz” diyerek konuşmacıya yeniden söz verin.Yıllardır sayısız toplantı ve konferans yönettiğim için, bu kuralları toplantının erken bir aşamasında anında ve kararlı bir şekilde uyguladığınızda, bütün tartışma boyunca sürecek olumlu bir ortam yaratmayı başaracağınızı güvenle söyleyebilirim. îlke, konuşmacının dinlenme hakkını vurgulamak olmalıdır. O zaman, insanlar akıllarına estiğinde düşüncesizce söze karışmak yerine birbirlerine dikkat verecek ve nazik davranacaktır.
2. Katkıda bulunmak isteyen herkes bir kere söz alma olanağına sahip oluncaya kadar katılımcılar bir gündem maddesi üzerine ancak bir kere konuşabilir. Bu kural, çekingen kişiler sözü ele geçirmek üzere inatçı kişilerle boğuşmayı göze almayacağı için, zorlayıcı kişiliklerin tartışmaya egemen olup onu kendi gösteri alanına dönüştürmesine engel olur.Bu kuralı nasıl uygulayabilirsiniz? Örneğin, eğer Mary diğerleri söz almadan ikinci kez konuşmaya başlarsa, elinizi kendisine doğru kaldırarak şöyle deyin: Mary, senin görüşünü dinlemeyi elbette isteriz ve önce müsaade edersen grubun geri kalan bölümünün bu konuda düşündüklerini öğrenelim. Evet Bob, şimdi sıra sende.”Kullanılacak Sözleri kullanmayı ihmal etmeyin. Amaç katılımcıları utandırmak değil sorumlu davranmalarını sağlamaktır. “Mary, herkes bir kere söz alıncaya kadar beklemen gerekiyor” ya da “Mary, biliyorum bu konuda çok hassassın, ama bırak önce herkes konuşsun” demek yerine, “Mary, herkes kendi görüşünü bir kez açıklama fırsatına sahip olur olmaz, görüşünü seve seve dinleyeceğiz” diyebilirsiniz.3. Her söz alan en çok iki dakika (ya da sizin belirleyeceğiniz belli bir süre) konuşabilir. Bu gereksiz bir kısıtlama gibi görünse de, önemli bir amaca hizmet eder. Annem bana şunu öğretmişti: “Herhangi bir zamanda yapılabilecek şeyler nadiren yapılır.” Bir zaman sınırlaması olmazsa insanların özlü konuşma ihtiyacı hissetmesi için bir neden olmaz. Kendilerini tekrarlar, gelişigüzel konuşur ve daldan dala atlarlar, bu arada dinleyiciler de zihinlerinde Tahiti’ye giderler.Elements o f Style (Stilin Esasları) adlı ünlü kitaplarında, Strunk ve White “Güçlü yazı kısa olur” diye yazıyorlar. Güçlü konuşma da kısa olur. En çok iki dakika konuşulması sıkıcı oturumları hızlı ve üretici toplantılar haline getirebilir.Bu kuralı yerleştirmek için bir grup üyesini saat tutmakla görevlendirin. Görevi sürenin bitimine on saniye kala “uyanda bulunmak” olmalıdır. Süre dolduğunda kibar ama kararlı bir şekilde, “Önerilerin için teşekkürler, Brad” deyin, “Başka söz almak isteyen var mı?”
·
9 görüntüleme
Yorum yapabilmeniz için giriş yapmanız gerekmektedir.